Obbligo di Collegamento POS e Registratore Telematico

Per un sistema fiscale che ha intrapreso da alcuni anni un significativo processo di digitalizzazione, il 1° gennaio 2026 rappresenta una ulteriore importante tappa: dopo l’introduzione della fatturazione elettronica e l’invio dei corrispettivi telematici, giunge l’obbligo dell’interconnessione tra Registratore Telematico e POS.

Al fine di contrastare l’evasione fiscale, l’Amministrazione finanziaria si dota di uno strumento idoneo a monitorare eventuali anomalie tra i corrispettivi dichiarati dalle aziende e gli incassi realizzati con moneta elettronica, introducendo un nuovo adempimento a carico dei commercianti, che si articola in due punti specifici:

• obbligo di interconnessione tra i Registratori Telematici e i POS;
• obbligo di memorizzazione e invio all’Agenzia delle Entrate degli incassi elettronici giornalieri realizzati tramite i POS.

L’obbligo è stato introdotto dalla Legge di Bilancio 2025, con decorrenza fissata al 1° gennaio 2026.

Recentemente l’Agenzia delle Entrate, con proprio provvedimento del 31 ottobre, ha definito le modalità operative per l’attuazione concreta dell’interconnessione tra Registratore Telematico e POS, prevedendo un collegamento di tipo logico-informatico, anziché fisico.

Essendo il quadro normativo per l’adempimento definito, seppure con alcune zone d’ombra, resta da chiarire concretamente quali saranno i passi che dovranno seguire i commercianti.

→ Collegamento POS RT

Come specificato, il collegamento deve essere di tipo logico, ossia realizzato tramite un abbinamento tra i suddetti strumenti mediante una procedura informatica disponibile nell’area riservata del sito internet dell’Agenzia delle Entrate.
In pratica, quando la procedura sarà operativa, l’esercente dovrà accedere alla propria area riservata e, in un’apposita sezione in cui saranno elencati sia i Registratori Telematici (RT) censiti, sia i POS comunicati dagli operatori finanziari (PSP) attivi, procederà ad abbinare i dispositivi funzionalmente collegati (il POS utilizzato per incassare i corrispettivi registrati da uno specifico Registratore), specificando anche l’unità locale in cui il POS è collocato fisicamente.

Per questa procedura può essere incaricato un Intermediario Telematico.

Pertanto, i Clienti che hanno il servizio di contabilità attivo presso le nostre sedi potranno avvalersi, previa apposita delega, dell’assistenza diretta dei nostri collaboratori fiscali.

→ Memorizzazione e invio dei dati di incasso

Il Documento Commerciale emesso dal Registratore Telematico dovrà riportare le modalità di incasso del corrispettivo, specificando l’incasso con moneta elettronica realizzato tramite il POS abbinato.
Tale dato sarà memorizzato dal Registratore Telematico e trasmesso all’Agenzia delle Entrate unitamente ai corrispettivi giornalieri.
Il tracciato telematico di trasmissione dei corrispettivi contiene già il campo relativo al dato del pagamento del corrispettivo. Non è quindi necessaria alcuna modifica: fino al 31 dicembre questo dato rimane facoltativo, ma dal 1° gennaio diventerà oggetto di uno specifico obbligo.

Per gli esercenti che dispongono già di un collegamento hardware o software tra RT e POS, i dati dei pagamenti saranno memorizzati automaticamente dai propri sistemi, poiché l’informazione relativa all’incasso del corrispettivo è già centralizzata.

Per gli esercenti con sistemi sprovvisti di questo collegamento, l’informazione relativa alle modalità di incasso dovrà essere digitata manualmente sul registratore. Operativamente l’esercente dovrà seguire questi passaggi:

• digitare sul Registratore Telematico l’importo del corrispettivo;
• calcolare il subtotale della transazione;
• digitare sul POS l’importo dell’incasso con carta o bancomat;
• attendere l’esito positivo della transazione;
• confermare l’operazione sul Registratore Telematico.

Questa sequenza è necessaria per evitare di chiudere un’operazione sul Registratore Telematico con il rischio di una transazione rifiutata (per la quale potrebbe essere necessario ricorrere al contante, ad esempio).

→ Sanzioni

Il sistema sanzionatorio previsto è lo stesso adottato per i corrispettivi telematici, quindi si applicano le seguenti disposizioni:

• mancata o non tempestiva trasmissione, ovvero la trasmissione con dati incompleti o non veritieri: sanzione di 100 euro per ciascuna trasmissione omessa o irregolare (senza possibilità di applicazione del cumulo giuridico), con il limite massimo di 1.000 euro per ciascun trimestre;
• mancato collegamento del POS al RT: sanzione amministrativa da 1.000 euro a 4.000 euro;
• quattro distinte violazioni compiute in giorni diversi, nel corso di un quinquennio: sospensione della licenza o dell’autorizzazione all’esercizio dell’attività per un periodo da 3 giorni a un mese.

→ Decorrenza

Pur essendo rimasto invariato il termine di legge di partenza del nuovo obbligo, il provvedimento dell’Agenzia delle Entrate ha introdotto scadenze mobili per l’effettuazione del collegamento:

1. Per i POS attivi al 31 gennaio 2026, ossia per i POS per cui a tale data risulta già stipulato un contratto di convenzionamento con un PSP, il collegamento va effettuato entro 45 giorni dalla messa a disposizione della procedura web da parte dell’Agenzia, che sarà resa nota con apposito avviso pubblicato sul sito internet dell’Agenzia delle Entrate; se tale scadenza cade di sabato o di giorno festivo, è posticipata al primo giorno lavorativo successivo;
2. Per i POS attivati dal 1° febbraio in avanti, ossia per i POS per cui il contratto di convenzionamento con un PSP viene stipulato a partire dal 1° febbraio 2026, il collegamento va effettuato dal 6° all’ultimo giorno del secondo mese successivo alla data di attivazione.

→ Dubbi

Se il quadro normativo risulta definito nella sua interezza, permangono tuttavia alcuni dubbi che si spera vengano chiariti da successivi interventi di prassi da parte dell’Agenzia delle Entrate, e in particolare:

• l’obbligo di invio dei dati di pagamento per le operazioni realizzate dagli esercenti non soggette ad IVA ed esonerate dall’obbligo di certificazione (ad esempio cessione di tabacchi, libri, schede telefoniche);
• la possibilità e le modalità tecniche per il collegamento di più POS ad un RT;
• la necessità per gli esercenti che effettuano consegne a domicilio di conoscere preventivamente le modalità di pagamento;
• le operazioni certificate da fatture elettroniche incassate tramite POS.

→ Conclusioni

Come confermato dalla stessa agenzia delle Entrate, il confronto con le Associazioni di categoria ha evitato di imporre alle aziende dispendi finanziari per realizzare un collegamento hardware o software tra RT e POS, prediligendo la via del collegamento logico funzionale.

Ricordiamo che

• si potrà incaricare i propri consulenti fiscali per realizzare tale collegamento, restando sgravati di ulteriori incombenze;
• in caso di necessità è necessario verificare con il proprio fornitore del RT le funzionalità per la digitazione delle modalità di pagamento;
• è d’obbligo allertare il consulente fiscale all’attivazione dei nuovi pos per l’abbinamento tempestivo;
• le eventuali violazioni e le relative sanzioni amministrative possono essere oggetto di ravvedimento operoso, con un impatto estremamente attenuato.

Si consiglia di arrivare “rodati” all’introduzione della normativa, per cui l’impegno e l’attenzione degli esercenti dovranno essere rivolti già dal 1 gennaio 2026 a rilevare ed a riportare correttamente nel documento commerciale i corretti dati di incasso, ovvero le forme di pagamento utilizzate e il relativo ammontare, in quanto oggetto di nuovo e specifico obbligo il cui inadempimento è sanzionato a norma di legge.

Il nostro intento è quello di supportarvi nella gestione serena del nuovo obbligo, per qualsiasi necessità: fiscale@confcommerciobergamo.it